Un accertamento fiscale non si gestisce soltanto quando arriva. Una corretta organizzazione contabile e fiscale permette di individuare prima i possibili rischi, correggere eventuali anomalie e costruire una documentazione in grado di sostenere le scelte dell'impresa.
Per questo, evitare gli accertamenti fiscali non significa cercare di sottrarsi ai controlli dell'Amministrazione finanziaria, ma adottare un sistema di gestione che riduca il rischio di errori, renda tracciabili le decisioni e permetta di intervenire tempestivamente quando emerge una criticità.
Per le imprese più strutturate, questo approccio può essere sviluppato attraverso un vero e proprio Tax Control Framework (TCF), cioè un sistema organizzato di rilevazione, gestione e monitoraggio del rischio fiscale.
Cosa significa prevenire un accertamento fiscale
Prevenire un accertamento non significa poter garantire che un'impresa non sarà mai sottoposta a controllo. L'Amministrazione finanziaria mantiene infatti i propri poteri di verifica.
La prevenzione consiste piuttosto nel ridurre le aree di rischio fiscale e nell'essere in grado di dimostrare, attraverso documenti, procedure e controlli, perché determinate scelte sono state effettuate.
Il primo livello di prevenzione è quindi la corretta gestione degli adempimenti ordinari:
- registrazioni contabili coerenti e aggiornate;
- dichiarazioni fiscali correttamente compilate;
- versamenti effettuati nei termini;
- corretta gestione dell'IVA;
- documentazione delle operazioni rilevanti;
- conservazione ordinata dei documenti;
- verifica delle operazioni straordinarie e delle situazioni fiscalmente più complesse.
Una gestione fiscale corretta non elimina ogni possibile contestazione, ma consente di intercettare molte criticità prima che diventino un problema.
Quali sono le aree che possono generare maggiore rischio fiscale?
Il rischio fiscale non riguarda soltanto un errore nella dichiarazione dei redditi.
Può nascere, ad esempio, da un processo aziendale nel quale intervengono più persone, sistemi informatici e procedure: dalla fatturazione alla gestione degli acquisti, dalla determinazione dell'IVA alle operazioni con l'estero, fino alle operazioni societarie straordinarie.
Particolare attenzione può essere necessaria quando l'impresa:
- effettua operazioni con l'estero;
- applica regole fiscali complesse o soggette a interpretazione;
- realizza operazioni straordinarie;
- utilizza agevolazioni e crediti d'imposta;
- effettua operazioni con parti correlate;
- gestisce patrimoni o attività in più Paesi;
- attraversa importanti cambiamenti organizzativi.
In queste situazioni il controllo non dovrebbe limitarsi alla verifica finale della dichiarazione, ma partire dal processo che genera il dato fiscale, iniziando dalla correttezza delle registrazioni contabili in base ai principi contabili adottati.
Come ridurre il rischio di accertamenti fiscali
La prevenzione parte da una domanda molto semplice: dove può nascere un errore fiscale all'interno dell'organizzazione?
Per rispondere occorre analizzare i processi aziendali e individuare le fasi nelle quali può verificarsi un errore, una dimenticanza oppure una scelta fiscale non adeguatamente documentata.
1. Tenere sotto controllo gli adempimenti
Il primo presidio è quello più concreto: scadenze, dichiarazioni, versamenti, fatture, registrazioni e documenti devono essere gestiti attraverso procedure affidabili.
Il problema, infatti, non è soltanto dimenticare una scadenza. Anche un dato inserito correttamente in contabilità può diventare problematico se deriva da una procedura non corretta o se manca la documentazione necessaria a giustificarlo.
2. Documentare le scelte fiscali
Quando un'operazione presenta elementi di particolare complessità, è importante poter ricostruire il percorso che ha portato alla decisione.
Una documentazione adeguata può comprendere, a seconda dei casi:
- contratti;
- fatture;
- pareri professionali;
- documentazione commerciale;
- comunicazioni interne;
- calcoli;
- valutazioni fiscali;
- documentazione relativa alle operazioni con l'estero.
L'obiettivo è rendere comprensibile, anche a distanza di tempo, come e perché è stata presa una determinata decisione fiscale.
3. Effettuare controlli periodici
La prevenzione è più efficace quando il controllo viene effettuato durante l'anno e non soltanto al momento della predisposizione della dichiarazione.
Un controllo periodico permette di individuare eventuali anomalie quando è ancora possibile intervenire, correggere una procedura o integrare la documentazione.
4. Prestare attenzione alle operazioni non ordinarie
Le operazioni straordinarie meritano un'analisi preventiva.
Acquisizioni, cessioni, riorganizzazioni societarie, operazioni immobiliari, investimenti internazionali o modifiche della struttura del gruppo possono avere conseguenze fiscali che non sempre sono evidenti nella gestione ordinaria.
In questi casi la consulenza fiscale dovrebbe entrare nel processo decisionale prima che l'operazione venga realizzata.
Dal controllo degli adempimenti alla gestione del rischio fiscale
Per un'impresa strutturata, limitarsi a controllare se gli adempimenti sono stati eseguiti può non essere sufficiente.
Il passaggio successivo è costruire un sistema che permetta di identificare, misurare, gestire e monitorare i rischi fiscali.
È questa la logica alla base del Tax Control Framework (TCF).
Il TCF non è semplicemente una checklist degli adempimenti. È un sistema di controllo integrato nell'organizzazione aziendale, nel quale vengono individuati i rischi fiscali collegati ai diversi processi e vengono definiti controlli e responsabilità.
L'Agenzia delle Entrate ha sviluppato specifiche linee guida per la predisposizione dei sistemi di rilevazione, misurazione, gestione e controllo del rischio fiscale nell'ambito della disciplina dell'adempimento collaborativo. La normativa italiana ha inoltre previsto la certificazione del sistema per i contribuenti che intendono accedere al regime, secondo le condizioni previste dalla disciplina vigente.
TCF: cos'è e come può aiutare a prevenire le contestazioni
Il Tax Control Framework può essere visto come una struttura organizzativa attraverso la quale l'impresa cerca di intercettare il rischio fiscale prima che si trasformi in una violazione o in una contestazione.
In concreto, un sistema di questo tipo può prevedere:
- una strategia fiscale definita;
- ruoli e responsabilità chiari;
- una mappatura dei rischi fiscali;
- controlli associati ai singoli rischi;
- procedure operative;
- flussi informativi verso il management;
- attività di monitoraggio;
- aggiornamento periodico del sistema.
Lo Studio Barbara Antonini ha già approfondito il tema del Tax Control Framework, evidenziando come questo strumento possa essere utile non soltanto alle grandi imprese, ma anche alle PMI, se proporzionato alla dimensione e alla complessità dell'organizzazione.
La Dott.ssa Barbara Antonini è inoltre un soggetto abilitato alla certificazione.
Il punto fondamentale è che il controllo del rischio fiscale diventa parte del modo in cui l'impresa opera quotidianamente.
TCF e adempimento collaborativo: qual è la relazione?
Il TCF assume un'importanza particolare nel regime di adempimento collaborativo, o cooperative compliance.
L'istituto, disciplinato dal D.Lgs. n. 128/2015 e successivamente modificato dalla riforma fiscale, si basa su un rapporto maggiormente preventivo e collaborativo tra contribuente e Amministrazione finanziaria. Il sistema di controllo del rischio fiscale rappresenta uno degli elementi centrali del regime.
La disciplina è stata progressivamente rafforzata, tra l'altro, dal D.Lgs. 30 dicembre 2023, n. 221 e dal D.Lgs. 5 agosto 2024, n. 108, che sono intervenuti sulla disciplina dell'adempimento collaborativo e del sistema di controllo del rischio fiscale.
È prevista inoltre la possibilità di aderire a un regime opzionale di collaborazione con l'Agenzia delle Entrate per società che non rispettano la soglia dimensionale prevista per l'accesso al regime ordinario.
È importante però non confondere i due concetti: adottare un sistema di gestione del rischio fiscale non significa necessariamente aderire al regime di adempimento collaborativo.
Un'impresa può infatti utilizzare la logica del TCF anche come strumento organizzativo e di prevenzione, indipendentemente dall'accesso al regime.
E se l'accertamento fiscale arriva comunque?
Anche una gestione fiscale accurata non significa che un'impresa o un contribuente non possano ricevere un atto di accertamento.
Quando questo accade, la prima regola è non ignorare l'atto e non lasciar trascorrere i termini per intervenire.
Contraddittorio, autotutela e accertamento con adesione
La gestione di un accertamento non coincide necessariamente con l'immediato ricorso.
A seconda della situazione possono entrare in gioco diversi strumenti.
Il contraddittorio preventivo, nei casi in cui trova applicazione, consente al contribuente di presentare osservazioni prima dell'adozione dell'atto definitivo.
L'autotutela può invece assumere rilievo quando esistono i presupposti previsti dalla normativa per chiedere all'Amministrazione finanziaria di rimuovere o correggere un atto.
Un'altra possibilità è rappresentata dall'accertamento con adesione, che consente, nei casi previsti dalla legge, di definire la pretesa tributaria attraverso un confronto con l'Amministrazione.
Per questo, davanti a un accertamento, la tempestività è essenziale: prima si analizza l'atto, prima si può individuare lo strumento più adatto.
Un esempio pratico: prevenire è diverso dal correggere
Immaginiamo una società che effettui regolarmente operazioni con clienti e fornitori esteri.
Nel corso dell'anno cambia una procedura interna e alcune operazioni vengono trattate fiscalmente secondo una prassi utilizzata in precedenza, senza verificare se il nuovo assetto organizzativo richieda una diversa impostazione.
Se l'errore viene scoperto al momento della dichiarazione, può ancora essere possibile intervenire.
Se invece emerge anni dopo, durante un controllo, la società potrebbe trovarsi a dover ricostruire operazioni, documenti e decisioni risalenti nel tempo.
Un sistema di controllo del rischio fiscale avrebbe potuto prevedere un controllo proprio in occasione del cambiamento organizzativo.
La differenza è significativa: nel primo caso si interviene su un rischio prima che produca una contestazione; nel secondo si deve gestire una situazione già sottoposta al controllo dell'Amministrazione.
Prevenire il contenzioso tributario significa intervenire prima
Il contenzioso davanti alla Corte di Giustizia Tributaria può essere prevenuto anche attraverso una corretta gestione delle fasi precedenti:
identificare il rischio → documentare → controllare → correggere → confrontarsi con l'Amministrazione quando necessario.
Quando invece una contestazione è già stata notificata, è importante valutare rapidamente l'atto e individuare la strada percorribile: autotutela, adesione, definizione o ricorso, quando ne ricorrono i presupposti.
La tempestività, in questa fase, è parte integrante della tutela del contribuente.
FAQ sugli accertamenti fiscali
È possibile evitare completamente un accertamento fiscale?
No. Non esiste un sistema che possa garantire che un contribuente non sarà mai sottoposto a controllo.
È però possibile ridurre il rischio attraverso una gestione fiscale corretta, controlli periodici, adeguata documentazione e, per le organizzazioni più strutturate, sistemi di gestione del rischio fiscale.
Il TCF è obbligatorio per tutte le imprese?
No. Il TCF assume un ruolo specifico nell'ambito del regime di adempimento collaborativo, per il quale la normativa prevede requisiti e condizioni specifiche.
La logica del controllo del rischio fiscale può però essere adottata anche volontariamente da imprese che non rientrano nel regime.
TCF e adempimento collaborativo sono la stessa cosa?
No.
Il Tax Control Framework è il sistema attraverso cui l'impresa identifica, misura, gestisce e monitora il rischio fiscale.
L'adempimento collaborativo è invece un regime previsto dalla normativa tributaria, al quale possono accedere i soggetti che possiedono i requisiti richiesti.
Cosa devo fare se ricevo un avviso di accertamento?
È importante non ignorarlo. Occorre verificare immediatamente l'atto, i fatti contestati e i termini applicabili, valutando con un professionista se esistano strumenti come autotutela, contraddittorio, accertamento con adesione o ricorso.
Una PMI può adottare un TCF?
Sì. Il sistema può essere proporzionato alle dimensioni, alla struttura e alla complessità dell'impresa.
Per una PMI non significa necessariamente creare una struttura complessa: l'obiettivo è individuare i principali rischi fiscali e stabilire controlli concreti e sostenibili.
Conclusioni
Evitare gli accertamenti fiscali significa soprattutto gestire il rischio prima che diventi una contestazione.
Una contabilità corretta, gli adempimenti puntuali e una documentazione completa rappresentano la base. Per le imprese che presentano una maggiore complessità, il Tax Control Framework permette di fare un ulteriore passo: trasformare la gestione del rischio fiscale in un processo organizzato, monitorato e integrato nella gestione aziendale.
E quando un accertamento arriva comunque, conoscere tempestivamente l'atto, i termini e gli strumenti disponibili può fare la differenza nella gestione del rapporto con l'Amministrazione finanziaria.
Se vuoi valutare il livello di esposizione fiscale della tua impresa o capire se un sistema di controllo del rischio fiscale può essere utile alla tua organizzazione, lo Studio Barbara Antonini può analizzare la situazione e individuare un percorso di prevenzione e gestione coerente con le tue esigenze.
